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      El caso VW y el avión iraní: los costos en la reputación que se evitan al saber con quién nos relacionamos

      Las empresas pueden verse afectadas si no verifican con quién tiene relaciones comerciales.

      El caso VW y el avión iraní: los costos en la reputación que se evitan al saber con quién nos relacionamosEl avión de Emtrasur que transportaba piezas para una proveedora de VW se encuentra detenido en el aeropuerto de Ezeiza. Foto AP.

      La globalización, la posibilidad de poder ampliar operaciones en diferentes localidades de forma más rápida, la dinámica de los cambios accionarios hace que hoy sea convierta en una necesidad u obligatoriedad el saber con quién nos relacionamos en el mundo empresarial.

      Hemos visto en diferentes ocasiones cómo puede verse afectada una empresa en términos económicos o reputacionales por no verificar con quién se está iniciando o mantenido una relación comercial.

      Hemos visto el auge a nivel mundial de leyes, reglamentos, procedimientos y mejores prácticas orientados a prevenir o minimizar estos riesgos económicos y reputacionales. Para ello se establece dentro de las organizaciones un marco de control y verificación de terceras partes, a través de unidades organizativas en las distintas áreas de las empresas.

      Sin embargo, establecer estas estructuras de control se convierte en una tarea extremadamente burocrática, donde la inversión del tiempo, de recursos humanos y económicos que se dedica para su cumplimiento es considerable, lo que, no en pocas situaciones, conduce a la omisión de las mismas, que deriva en una ausencia de control o un control fallido en la estructura de verificación destinada a prevenir relaciones con terceros que puedan afectar a las empresas.

      Las organizaciones deben garantizar el control y monitoreo de las terceras partes con las que se relaciona, como pueden ser trabajadores, subcontratados, clientes, proveedores, socios de negocio, entre otros, ya que las actividades de estos terceros pueden provocar riesgos para la propia organización.

      Por esta razón es que los procesos de Debida Diligencia de terceros son un elemento fundamental de control dentro de las organizaciones. Procuran una correcta y acertada selección de los terceros con los que las firmas se relacionan. El objetivo final es verificar que el comportamiento y actuaciones de los terceros estén alineados legal y éticamente con las de la organización. Es por ello que la implantación de un adecuado sistema de gestión de terceras partes podrá minimizar estos riesgos.


      El caso Volkswagen y el avión venezolano-iraní

      Recientemente, hemos visto que el caso del avión Boeing 747 de la empresa Emtrasur, donde Volkswagen Argentina indica que cumple con todos los procesos de Compliance sobre sus proveedores.

      En este caso aplicaría al proveedor al que le compra los asientos y panel de instrumentos para el modelo Taos. Sin embargo, indica desconocer la relación entre el promotor (forwarder) y la compañía aérea usada para envío de las piezas a la Argentina.

      Este caso nos demuestra la importancia de extender y exigir el proceso de debida diligencia sobre todos los terceros que componen la cadena de valor de un proceso y que la misma pueda ser monitoreada.

      En este sentido, debemos destacar que los procesos de debida diligencia de terceras partes deberían contemplar la verificación de aspectos como la situación financiera, sus antecedentes administrativos y judiciales, su posible relación con escándalos públicos, terrorismo y validaciones que permitan tener una visión inicial del tercero con el que nos relacionamos.

      Asimismo, usar este proceso para la comunicación de los principios de la organización, valores éticos y diferentes aspectos que conlleven a una actuación íntegra y sin violación de las normativas internas de la organización.

      Hemos visto en algunas organizaciones que la mayoría de los procesos mencionados anteriormente son ejecutados de forma manual o en hojas de excel, con ausencia de visiones globales en términos de la verificación realizada sobre las personas jurídicas o los representantes de las empresas o terceros con los cuales se relacionan, con una alta participación de áreas de la organización que realizan evaluaciones individuales con almacenamiento de información en cada una de estas áreas, y con ausencia de una cuantificación centralizada de los riesgos que son encontrados en cada una de estas evaluaciones, lo que no permite determinar en tiempo y forma cuándo una relación podría ser beneficiosa o no para la organización.

      La tecnología actual y la velocidad con la cual se genera la información son factores que considerar en la valoración de los niveles de riesgo que tienen las empresas o personas con las cuales nos relacionamos, por lo que las organizaciones deben ser capaces de analizar la información en tiempo real, permitiendo su categorización y valorización de sus niveles de riesgo, estableciendo un marco de prevención sobre nuestros terceros.

      Las organizaciones deben pensar en procesos de debida diligencia con niveles elevados de automatización, entendiendo que esto generaría ventajas relacionadas con la cantidad de horas invertidas por el personal para la búsqueda de información, la centralización y mantenimiento de la documentación que soporta los procesos de verificación, ya que esto puede ser un elemento de defensa al momento de querer demostrar la actuación y gestión de las organizaciones en el proceso de verificación.

      Automatización de procesos

      Dentro de las ventajas que podemos lograr con la automatización a través de un software que apoye el proceso de debida diligencia tenemos:

      • Mantener estándares de evaluación.
      • Definir periodicidades de revisión desde el inicio de la relación.
      • Gestionar todo el ciclo de vida de los riesgos y gestionarlos visualmente.
      • Centralizar el monitoreo de todos los terceros.
      • Centralización de la documentación que soporta los procesos de debida diligencia.
      • Facilidad y rapidez en la recopilación y actualización los políticas y normativas que la organización aplique sobre sus terceros.
      • Agilizar el proceso de toma de decisiones al poder contar con información confiable y actualizada.

      Todo apunta a que la dinámica de la información y el incremento de los riesgos hace que las organizaciones piensen más en ir a modelos de toma de decisión y monitoreo que tengan un alto nivel de automatización y donde los software o herramientas usadas estén acordes a sus procesos de negocio, generando confianza y valor agregado a los procesos internos.

      * Carlos García es socio del Departamento de Compliance de Lisicki, Litvin y Asociados.

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      Sobre la firma

      Carlos García

      Socio del Departamento de Compliance de Lisicki, Litvin y Asociados

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