El tiempo es un recurso cada vez más escaso y ya hay técnicas para administrarlo mejor

¿El día debería tener más de 24 horas? La pregunta marca el ritmo del tiempo moderno. En los últimos años, las horas han cobrado un valor tal, que hoy tener tiempo es considerado un bien de lujo, que se debe aprender a administrar para que alcance productivamente.

Este codiciado objetivo se torna difícil en una sociedad que vive a un ritmo vertiginoso con estímulos que tientan a querer hacer cada vez más y más cosas, por eso aparecen cursos, aplicaciones móviles y técnicas que ayudan a lograr un mejor manejo.

Desde el aula, Eduardo Rodríguez Moreno, docente del curso sobre Administración del tiempo de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE), afirma que “el tiempo es un capital real que tenemos. Si bien no se puede incrementar, sí se puede malgastar; por eso es fundamental aprender a gestionarlo”.

Según Paula Molinari, fundadora y presidenta de Whalecom, estamos viviendo una época en la que el tiempo se “resignificó”. El cambio en la forma en que es percibido va de la mano de una nueva manera de pensar la vida, en donde el trabajo ya no lo es todo y la idea de bienestar cobra mayor fuerza.

La tradicional rutina que consiste en ir “de la casa al trabajo y del trabajo a la casa” quedó desplazada por las nuevas agendas invadidas de citas con el deporte, el ocio, la familia, las ofertas académicas, el entretenimiento, los compromisos sociales, las actividades escolares y extraescolares de los hijos, entre tantas otras cosas.

Daniel Colombo, master coach experto en productividad y equilibrio entre la vida personal y profesional, observa que entre sus consultantes existe una búsqueda de mayor espacio personal en donde se persigue un equilibrio vital. Esto se suma a una gran inquietud por encontrarle sentido a lo que se hace.

“En medio de tanta vertiginosidad, cada vez son más las personas que empiezan a preguntarse por el propósito de la vida. Esto lleva a una revalorización de muchos aspectos, entre ellos, el manejo del tiempo”, explica.

Se cree que el tiempo es renovable, pero la verdad es que es un recurso no renovable: se va y no vuelve.

Daniel Colombo (master coach en productividad)

De esta forma, Molinari destaca cómo para muchos, la búsqueda de un equilibrio entre la vida laboral y la personal a veces redunda en priorizar el tiempo para las cosas “importantes” de la vida antes que el beneficio económico.

“Todos conocemos casos de personas que cambian de trabajo con alegría cuando pueden trabajar cerca de su hogar, por más que ganen un poco menos de plata”, ejemplifica.

“Estamos ante la presencia de una tendencia macro en la cual la gente empieza a pensar en sentirse bien, tener experiencias nuevas y decide dedicarle más tiempo a la familia, a sus hobbies, sus pasiones y demás intereses”, indica Molinari.

El nuevo paradigma favorece que el tiempo sea un recurso escaso que hay que manejar con eficiencia. “Por eso la gente valora más todo lo que le permita ahorrar tiempo”, agrega.

La rutina “de la casa al trabajo y del trabajo a la casa” quedó desplazada por nuevas agendas llenas de citas con el deporte, el ocio, la familia...

Afortunadamente, las nuevas tecnologías y la magia de Internet agilizan un montón aquellos trámites y tareas que antes requerían de mayor dedicación.

El mail, el homebanking, los celulares, las videollamadas, los electrodomésticos que se inician automáticamente son algunas de las herramientas que nos hacen sentir que una vida sin ellas sería imposible.

Pero no todo es color de rosas. Estos grandes recursos tienen un lado B que nos lleva a malgastar tiempo. “El avance tecnológico ha provocado una sobrecarga de información, que a veces se convierte en un bombardeo de informes, memos, mensajes o mails que lentifican los resultados a lograr”, ejemplifica Rodríguez Moreno.

Son moneda corriente los correos electrónicos de anuncios publicitarios o cadenas eternas, así como las conversaciones de aplicaciones de mensajería como WhatsApp que nos distraen .

Las redes sociales también se vuelven un peligro como actividad improductiva que se roba gran cantidad de horas.

Para Colombo, la incorrecta administración del tiempo se debe a la creencia de que ya habrá tiempo para hacer las cosas.

“Se cree que el tiempo es renovable, pero la verdad es que es un recurso no renovable: se va y no vuelve. Por eso, el concepto de su correcta gestión reviste mucha importancia en cualquier plano”, resalta.

En medio de tanta vertiginosidad, cada vez son más las personas que empiezan a preguntarse por el propósito de la vida. Esto lleva a una revalorización de muchos aspectos, entre ellos, el manejo del tiempo.

Paula Molinari (Whalecom)

La desorganización a la hora de gestionar el tiempo puede generar angustia y frustración ante la sensación de “no llegar” a hacer todo lo que queremos o se espera de nosotros.

“Si el tiempo no alcanza y estás corriendo todo el día sin completar los procesos, con círculos abiertos y tu palabra que se cae a pedazos por incumplir compromisos, la calidad de tu vida se deteriora en la misma proporción”, plantea Colombo.

Por eso, frente a esta problemática surge una mayor demanda de cursos y aplicaciones que ayudan a administrar el tiempo de modo eficaz.

En el caso de los talleres, suelen ser de entre 8 y 12 horas, y se trabaja de forma personal usando distintas técnicas que permiten ganarle a los “ladrones del tiempo”.

Si bien muchos de los ladrones de nuestros preciados minutos u horas se repiten en la vida de todos, el manejo del tiempo es totalmente individual.

“En la primera clase realizamos un test para mostrar que todos tenemos distintas formas de administrar el tiempo. Hay personas que necesitan cuatro horas para hacer algo que otros pueden resolver en una”, ejemplifica Rodríguez Moreno.

Además, su técnica apela a identificar las rutinas diarias que cada uno tiene y que son muy personales.

“Aunque no te des cuenta, vos tenés rutinas que van ordenando tu vida”, agrega, y describe que ser consciente de ellas permite evaluarlas, jerarquizarlas según su importancia en relación al tiempo y darles el momento que les corresponde. ¿Cuál es tu prioridad: la familia, el trabajo, la facultad? ¿Qué tiempo de tu día le destinás a cada uno? “Sólo vos sabes qué es lo más importante para vos hoy”, alerta.

Martín Salías, coach a cargo del primer curso de administración del tiempo en Kleer, insiste en que más allá de las técnicas que se puedan utilizar para tener un mejor uso del tiempo, la clave está en ser consciente del tema.

El avance tecnológico ha provocado una sobrecarga de información, que a veces se convierte en un bombardeo de informes, memos, mensajes o mails que lentifican los resultados a lograr.

Eduardo Rodríguez Moreno (UADE)

“En general, vivimos a un ritmo acelerado y nos acostumbramos a trabajar con interrupciones, ya sea mail, teléfono, WhatsApp, redes sociales o los colegas que se acercan a hablarnos. Esas ‘micro interrupciones’ nos van comiendo el día. Por supuesto que algunas de esas charlas o mensajes son importantes, pero si analizamos detenidamente cada una veremos que la gran mayoría no lo son”, explica.

Ser conscientes de en qué gastamos cada minuto nos da la posibilidad de elegir si queremos continuar invirtiendo nuestro tiempo realizando determinada tarea o no.

“Si queremos estar más conectados con nuestros amigos, entonces buscamos ciertos momentos para estar online. Pero son solo esos momentos”, sugiere Salías.

Justamente, muchas veces somos vulnerables a las interrupciones por no planificar correctamente. “A veces decimos: ‘Bueno, me voy a concentrar’, pero no decimos bien en qué, entonces terminamos desaprovechando el tiempo”, ejemplifica.

Una técnica utilizada a nivel laboral o académica es la Pomodoro, que consiste en usar un reloj que divide el tiempo que le dedicamos a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados pomodoros- separados por pausas.

“Durante esos minutos te concentrás en hacer una sola cosa. Después te tomás 5 minutos de relax en los que mucha gente chequea mail, por ejemplo. Sin embargo, en Kleer recomendamos salir a caminar o hacer algo que invite a relajarse hasta el próximo pomodoro. Si uno consigue durante esos 25 minutos desconectarse de todo y hacer una sola cosa, es notable lo que se puede lograr. Así se terminan tareas que podrían llevar semanas. Son pequeños esfuerzos que casi no notamos”, define Salías.

Un aliado para desarrollar este método puede ser el celular, con ayuda de las aplicaciones configuradas con los lapsos que estipula la técnica.

...nos acostumbramos a trabajar con interrupciones (mail, teléfono, redes sociales o los colegas que se acercan a hablarnos). Esas ‘micro interrupciones’ nos van comiendo el día.

Martín Salías (coach de administración del tiempo en Kleer)

El método también favorece a mantener el foco en una actividad a la vez y evitar caer en el cuestionado multitasking.

“La capacidad de hacer muchas cosas al mismo tiempo era muy apreciada en el mundo laboral hasta hace algunos años. Hoy se privilegia la calidad por sobre la cantidad. Si hablas por teléfono mientras respondés un mail y, a la vez, revisás la correspondencia y tomas un café, hay un alto porcentaje de error en tu procesamiento cerebral, al estar agotando la capacidad mental. Es preferible hacer las cosas por separado. De lo contrario, es camino seguro al síndrome de burn-out o del quemado”, advierte Colombo.

Otra forma de administrar correctamente el tiempo y, a su vez, prevenir llegar a fin de año con la cabeza “quemada” es entender qué asuntos son relevantes y cuáles no.

“Más del 80% de las personas no sabe discernir entre lo urgente y lo importante, y pierden muchísimo tiempo en cosas irrelevantes”, indica Colombo.

“A veces hay cosas que sí son urgentes porque tienen que terminarse para una fecha, pero eso no quiere decir que sean importantes”, distingue Salías.

Esto también funciona a la inversa: hay cosas que no tienen “fecha de vencimiento”, pero son importantes. Para no caer en estas rutinas improductivas, Colombo recomienda cada tres meses revisar los procesos y los objetivos en los que se están trabajando, de modo de “corregir” y evitar pérdida de tiempo y energía a futuro.

En esa línea, Salías considera fundamental tomarse un momento para pensar qué objetivos a futuro se quieren alcanzar. “Es una forma de clarificar qué asuntos son importantes y en qué poner foco esta semana, este mes y este año. Saber adónde querés ir y cuál es tu prioridad ayuda a elegir qué cosas hacer y cuáles no”, dice.

A su vez, es un gran ejercicio para aprender a decirle que no a los pedidos de terceros que no hacen más que entorpecer la agenda.

Una técnica utilizada a nivel laboral o académica es la Pomodoro: dividir el tiempo que le dedicamos a un trabajo en intervalos de 25 minutos.

Por otro lado, tener objetivos identificados permite priorizar los pendientes. Saber cuáles son tus “tareas de hoy” desde la primera hora de la mañana ayuda a organizar mejor cada jornada. Ya sea en una agenda, un cuaderno o un tablero visual -que puede ser compartido a otras personas para evitar esos pedidos que desconcentran, al igual que interrupciones-, son herramientas muy útiles.

A veces decimos: ‘Bueno, me voy a concentrar’, pero no decimos bien en qué, entonces terminamos desaprovechando el tiempo.

Martín Salías (Kleer)

Por ejemplo, la metodología Kanban, que está ganando gran popularidad en el mundo empresarial, propone un tablero que divide las tareas pendientes, aquellas en curso y las ya finalizadas. Este recurso, que tiene sus aplicaciones online, puede complejizarse agregando fases del ciclo de producción o midiendo tiempo.

“Si bien es importante el sistema que se use para establecer los ‘pendientes’, no es lo único: hay que ponerlo en acción. Tenés que volcar todos los compromisos ahí; colocar las alarmas respectivas y agendar en forma inteligente.

Por ejemplo, las citas deben contener las referencias mínimas, como teléfono y mail, para que no pierdas tiempo buscando esos datos”, aconseja Colombo.

El coach también recomienda sacarse de encima los pendientes que llevan menos de un minuto. La limpieza y el orden también son aspectos básicos a la hora de ganar tiempo, según Colombo.

“Lo virtual es como lo real: si se accede y allí adentro es un desorden, eso será lo que se obtendrá también en la mente. Ser meticuloso y prolijo con estos procedimientos, permite ahorrar más de un 15% del tiempo laboral”, indica, y enfatiza que si se quiere construir una vida con sentido, plena, con bienestar y a gusto, es necesario gestionar bien el tiempo.

Porque, como aclara Colombo, no hay magia: ninguno de estos beneficios “sucede en medio del caos”.